A atividade de transporte de cargas normalmente responde por 60% a 70% dos custos logísticos totais, e podem representar, com maior frequência, algo entre 2% a 10% da receita líquida das empresas, dependendo do valor agregado dos materiais. Obviamente que existirão empresas fora dessa faixa, devido à diversidade de negócios.

A escolha de uma Transportadora transforma-se em um grande desafio para os profissionais de Compras e de Logística não apenas pela relevância do tema, mas também pelos diversos fatores envolvidos nesse processo, que engloba não somente aspectos de custos e nível de serviço, mas também questões relacionadas a segurança, respeito ao meio ambiente, saúde financeira e capacidade de investimentos, pós-venda, parcerias operacionais, acesso a novas tecnologias e a soluções personalizadas, etc. 

Um estruturado processo de RFI (Request for Information) e RFP (Request for Proposal) poderá ajudá-lo a minimizar os riscos de uma escolha equivocada. 

A seguir, relacionarei algumas importantes dicas para reduzirmos substancialmente a possibilidade de erros nesse complexo processo de seleção de Transportadoras de cargas.

1. Antes de começar, certifique-se de entender as suas próprias necessidades. Tenha claro o que exatamente quer de seu parceiro logístico. Isso auxiliará na definição do perfil adequado de empresa.

2. Defina claramente o processo para interagir com potenciais prestadores de serviços logísticos ao longo do BID (cotação); uma das maiores frustrações relatadas pelos profissionais responsáveis pela escolha dos provedores de logística é que muitas vezes não existe um processo definido. Ninguém está seguro quanto aos resultados esperados e qual a sua ordem de importância.

3. Considere obter ajuda externa; você entende das suas operações logísticas melhor do que qualquer outra pessoa, mas você pode não entender completamente o que um relacionamento com uma Transportadora pode representar para sua operação e sua rentabilidade. Obter suporte de uma consultoria especializada ao escolher uma Transportadora poderá simplificar o processo e o envolvimento da sua equipe, reduzir os riscos, e acelerar a escolha do novo parceiro (ou a ratificação do atual). Procure alguém experiente em logística que possa demonstrar habilidade e conhecimento com a terceirização logística e com os provedores.

4. Institua uma equipe multifuncional para participar de todo processo. Além de profissionais de Logística e Compras, ela deverá contar com representantes de Vendas e Marketing, Recursos Humanos, Tecnologia da Informação, Financeiro, Jurídico, etc. Ao fazer isso, você garantirá o envolvimento de toda empresa na decisão final e a cobertura de todas as possíveis necessidades e expectativas.

5. Estabeleça um acordo de confidencialidade de dados, conhecido como NDA – Non-Disclosure Agreement. Faça isso antes de qualquer reunião formal com os potenciais provedores logísticos e antes de divulgar dados relativos ao processo.

6. Cuidado ao usar a RFP como critério para a escolha do provedor de serviços logísticos. A RFP poderá direcioná-lo para uma decisão totalmente baseada em custos. Muitas vezes, o foco exclusivo na redução de custos, a partir de uma RFP tradicional, pode levar a problemas de atendimento ao Cliente, resultando em um impacto negativo nas vendas. A decisão deverá ser complementada com a auditoria realizada nas empresas finalistas. Portanto é importante atribuir “pesos” a fatores quantitativos (preço) e qualitativos (idade e perfil da frota, tecnologias disponíveis, equipe de suporte operacional, estrutura física de apoio à operação, pós-vendas, etc.). Alguns Embarcadores optam por primeiro realizar uma análise qualitativa, colocando todos os finalistas em um patamar semelhante, para depois proceder à escolha baseando-se nos custos apresentados.

7. Ao final de todo processo seletivo trabalhe com três opções de Transportadoras. Para esses finalistas, que compõem o que chamamos de “short-list”, faça uma detalhada análise a avaliação das empresas, através de um processo pré-definido de auditoria. Caso não se contente com essas empresas, modifique o processo e investigue outras opções.

8. Nessa auditoria, ou até antes dela, faça uma criteriosa avaliação da saúde financeira e da capacidade de investimentos de seus potenciais parceiros logísticos. Ver sua nova Transportadora “desmoronar” poderá se transformar no seu maior pesadelo e comprometer os resultados da sua companhia. Você, com certeza, perderá seu emprego!

9. Verifique, também, a reputação de seu provável fornecedor de serviços logísticos. Levante informações junto a Clientes e parceiros operacionais. Busque comprovações de eficácia e credibilidade em seu histórico recente. Além das referências, obtenha dados concretos!

10. Referências positivas são imprescindíveis. Mais do que “adulação”, constate que seu provável parceiro é um bom exemplo de eficácia, orientação para o Cliente, flexibilidade e confiabilidade.

11. Flexibilidade está se tornando um critério extremamente vital para os Embarcadores, dada a variabilidade das diversas variáveis de gestão existentes dentro da cadeia de abastecimento. Escolha empresas capazes de lidar com o grau de complexidade da sua cadeia de suprimentos. Examine os Clientes atuais de seu potencial parceiro, e entenda como ele lida com os “altos” e “baixos” típicos de seu negócio.

12. Tecnologia é outro aspecto fundamental. Cuidado para não contratar apenas caminhões; a tecnologia é cada vez mais decisiva na obtenção de maior competitividade no mercado. Verifique, por exemplo, se a Transportadora conta com uma Torre de Controle, que gerencie a operação em tempo real, permitindo a tomada de decisões preventivas, evitando desvios que possa comprometer o nível de serviço e os custos. Cheque a existência de outras ferramentas como telemetria, roteirizadores, softwares de otimização cúbica, etc.

13. Gestão de motoristas. Esse é um dos grandes “gargalos” na atividade de transportes. Entenda como seu potencial parceiro lida com o tema. Avalie os programas de treinamento e a carga horária. Verifique as práticas relacionadas a atração e retenção de talentos. Certifique-se que a lei 13.103/2015 (conhecida como a Lei do Motorista) esteja sendo cumprida à risca, e obtenha comprovações dos controles de jornada necessários. Levante informações referentes a indenizações trabalhistas e processos correntes.

14. Uma vez definido o novo parceiro, insista em reuniões regulares com executivos seniores; qualquer acordo deve exigir que os executivos seniores da Transportadora participem de uma reunião trimestral, no mínimo, com uma equipe de vários departamentos. Tratar o provedor de serviços logísticos como parte integrante da gestão, e não apenas como um fornecedor, evoca um certo grau de interesse e responsabilidade na consecução dos objetivos corporativos globais.

15.Defina também os indicadores de desempenho a serem medidos e as suas respectivas metas. Periodicamente, audite os dados utilizados no cálculo dos indicadores. Persiga a melhoria contínua e as melhores práticas de mercado.Transforme seu parceiro em uma verdadeira máquina de resultados!

16. Por fim, desenvolva uma cultura de gestão de terceiros. Terceirizar não significa abdicar. Pelo contrário, demandará mais tempo e maior envolvimento da sua equipe. Procure sempre atuar de forma colaborativa!

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda.